Im Zusammenhang mit Ordensleben gibt es eine Anzahl Fachausdrücke, die sonst nicht gebräuchlich sind. Hier sind einige erklärt:
Das Generalkapitel wird alle sechs Jahre von der Generaloberin einberufen. Aufgaben des Generalkapitels sind neben der Wahl der Generalleitung die Beratung und Entscheidung von Themen und Angelegenheiten, die für die Kongregation wichtig sind. – Das Generalkapitel setzt sich zusammen aus Schwestern, von Amts wegen Mitglieder sind und Schwestern, die von allen Schwestern in freier und geheimer Wahl bestimmt werden.
Zur Generalleitung unserer Kongregation gehören die Generaloberin, die Generalvikarin und die Generalrätinnen.
Die Generaloberin steht an der Spitze unserer Kongregation und trägt die letzte Verantwortung. Sie wird vom Generalkapitel gewählt und leitet die Kongregation mit Unterstützung des Generalrates.
Der Generalrat besteht unter dem Vorsitz der Generaloberin aus vier Generalrätinnen. Sie werden vom Generalkapitel gewählt.
Als Generalvikarin ernennt die Generaloberin eine der vier Generalrätinnen. Die Generalvikarin vertritt die Generaloberin bei Abwesenheit oder Verhinderung.
Als Juniorat wird bei uns die Zeit der zeitlichen Profess bezeichnet. Das Juniorat endet mit der Ablegung der Profess auf Lebenszeit.
Neben den Mönchsorden (wie Benediktiner und Zistersienser) und den so genannten Bettelorden (wie Franziskaner und Dominikaner) entstanden schon im 16. Jahrhundert neue Formen des Ordenslebens, die Kongregationen. Ihre Mitglieder widmen sich vorrangig sozial-caritativen Aufgaben. Die meisten Kongregation, wie auch unsere, entstanden im 19. Jahrhundert als Antwort auf die konkreten Nöte in der Gesellschaft.
In einem Konvent lebt eine Gruppe von Schwestern in einem gemeinsamen Wohnbereich mit gemeinsamer Tagesordnung zusammen.
Jede religiöse Gemeinschaft hat eine Regel, nach der sie lebt. Unsere Regel heißt „Lebensordnung“. Sie wurde 1969 neu erarbeitet und viele Jahre erprobt, verändert und angepasst. 1984 verabschiedete das Generalkapitel die heutige Fassung. Am 12. Juni 1985 wurde sie auch von den kirchlichen Behörden bestätigt.
Das Mutterhaus ist der geistliche Mittelpunkt und die Zentrale unserer Kongregation. Es ist nicht das „Haus der Mutter“ sondern die „Mutter aller Häuser“, weil von hier, von der Zentrale, alle Schwestern ausgegangen und alle Niederlassungen gegründet worden sind.
Im Laufe unserer mehr als 162-jährigen Geschichte hat unsere Kongregation zahlreiche Niederlassungen gegründet, z. B. St. Martini in Duderstadt oder das Hospiz Luise in Hannover. Die Schwestern, die in einer Niederlassung leben und wirken, bilden einen Konvent.
Das Noviziat ist die zweite und wichtigste Phase der Ausbildung zur Barmherzigen Schwester. Die Aufnahme in das Noviziat geschieht in einer liturgischen Feier, meistens der Vesper. In dieser Feier erhält die Novizin ihren Ordensnamen, dem der Name Maria beigefügt wird. Wenn sie sich dafür entscheidet erhält sie das Ordenskleid und den weißen Schleier. Das Noviziat endet mit der Ablegung der ersten Profess.
Jedem Konvent steht eine Oberin (Konventoberin) vor. Sie wird von der Generaloberin mit Zustimmung des Generalrates ernannt.
Bis zum Generalkapitel 2002 trugen alle unsere Schwestern grundsätzlich Ordenskleid und Schleier. Berufs- oder krankheitsbedingte Ausnahmen waren immer möglich. Das Generalkapitel 2002 entschied, dass auch das Tragen von Zivilkleidung gestattet ist. Seither gibt es etwa ein Dutzend Schwestern, die nur noch in Zivil gehen und viele mehr, die für Ferien und Freizeit zivile Kleidung anziehen.Vor der Aufnahme in das Noviziat muss sich die Novizin entscheiden, ob sie Ordenskleid und Schleier tragen will oder bei ziviler Kleidung bleibt.
In unserer Kongregation ist es üblich, bei der Aufnahme in das Noviziat den Ordensnamen zu bekommen. Heute wird der Name selbst ausgewählt. Allerdings gibt es die Beschränkung, dass Namen nicht doppelt vorkommen dürfen. In unserer Gemeinschaft gehört immer der Name Maria zum Ordensnamen, so dass es theoretisch zwei Möglichkeiten gibt: z. B. Schwester Maria Katharina und Schwester Katharina-Maria. Allermeist wird der vorangestellte Name Maria nicht ausgesprochen, sondern nur geschrieben: Schwester Maria Katharina wird Schwester Katharina gerufen und Schwester M. Katharina geschrieben.
Das Postulat ist die erste Phase der Ausbildung zur Barmherzigen Schwester und dauert etwa ein Jahr. Es dient dem gegenseitigen Kennenlernen. Dabei bestehen noch keine Bindungen und die Postulantin kann die Gemeinschaft jederzeit wieder verlassen.
Die Ablegung der Gelübde wird Profess genannt. In der Profess verpflichten wir Schwestern uns zu einem Leben nach den evangelischen Räten (gottweihte Keuschheit, Armut, Gehorsam) nach den Bestimmungen unserer Lebensordnung. In unserer Gemeinschaft unterscheiden wir zwischen zeitlicher und ewiger Profess. Am Ende des Noviziats bittet die Schwester, die Profess ablegen zu dürfen. Darüber entscheidet die Generalleitung. Zuerst legt die Schwester für jeweils ein Jahr die Profess ab. Nach Ablauf des Jahres muss die Schwester sich jeweils neu entscheiden, ob sie die Profess erneut ablegen will; andernfalls ist sie frei und kann die Kongregation verlassen. Frühestens nach fünf Jahre zeitlicher Profess kann die Schwester um die Ablegung der Profess auf Lebenszeit (auch „Ewige Profess“ genannt) bitten. Mit Ablegung der ersten Profess ist die Schwester Mitglied der Kongregation mit allen in der Lebensordnung festgelegten Rechten und Pflichten. Schwestern, die das Ordenskleid tragen, bekommen anstelle des weißen bei der ersten Profess den schwarzen Schleier. Alle Schwestern erhalten bei der Profess auf Lebenszeit einen silbernen Ring als Zeichen.
Als Refektorium bezeichnete man in Klöstern den Speisesaal. Das Refektorium in unserem Mutterhaus ist der einzige vollständig erhaltene Raum des 1898 in neugotischen Stil erbauten Mutterhauses. Bei einem Bombenangriff am 22. März 1945 bis auf die Grundmauern zerstört, wurde das Mutterhaus bis 1950 in vereinfachter und veränderter Form wieder aufgebaut.